Ressourcen-Verschwendung am Bau muss nicht sein – mehr Effizienz durch BMD Softwarelösungen

Die Inhalte:

• Großes Einsparungspotenzial in der Bauwirtschaft bei Verwaltung und Organisation durch ein digitales Bautagebuch
• Generationenwechsel in der Baubranche beschleunigt Digitalisierung
• BMD hat rund 300 Kunden aus der Baubranche
• Hauseigene ERP-Lösung von BMD wird den immer komplexer werdenden Anforderungen der Baubranche laufend angepasst
• Elektronischer Baustellenakt ordnet sämtliche Dokumente wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine bzw. Mahnungen der Baustelle bzw. dem Kunden zu
• Baustellenzeiterfassung ist sowohl anhand von Arbeitsberichten in Papierform als auch mobil über das Internet möglich
• Datenaustausch mit Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK)
• Nur ein Datensatz generiert Ergebnisse für die Lohnverrechnung, für die Baustellennachkalkulation und für die Rechnungslegung
• Eine Lösung für den Materialfluss reicht
• Geräteverwaltung mit „BMD Verleih“
• Der BMD-Weg des kontinuierlichen Fortschritts

Steyr/Wien, 1. Juli 2020 - „Ressourcen-Verschwendung am Bau muss nicht sein“, lautet das Credo des BMD Bausoftwareexperten Ing. Gerhard Poschinger. „Fakt ist, dass viele Unternehmen im Bau sowie branchennahe Unternehmen das große Einsparungspotenzial in der Bauwirtschaft bei Verwaltung und Organisation durch ein digitales Bautagebuch nur partiell oder gar nicht nutzen, obwohl die Größe der Bauprojekte zunimmt. Damit verbunden sind: mehr Intransparenz, Planungsunsicherheit und Mehrkosten.“ Drastische Beispiele von fehlendem Kostenmanagement, wie beispielsweise das Krankenhaus Nord, finden sich in Österreich nicht selten. „Zukünftig wird es für die Bauwirtschaft notwendig werden, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, rascher auf Kundenwünsche zu reagieren, Informationen zentral abzulegen und eine genauere Baustellenkalkulation durchzuführen, um ihre Ziele zu erreichen“, ergänzt Mag. Wolfgang Foißner, Leitung Verkauf bei BMD. „Klar ist, dass die Digitalisierung auch eine Veränderung der Firmenorganisation notwendig macht.“

Noch viel Verbesserungspotenzial vorhanden
Poschinger geht davon aus, dass der durchschnittliche Digitalisierungsgrad im Bau- und Baunebengewerbe auf Schulnoten-Basis zwischen drei bis vier liegt, „also noch einiges an Verbesserungspotenzial vorhanden ist. In vielen Unternehmen werden noch immer Zettel geschrieben, die dann händisch eingetragen werden“, ergänzt Poschinger. „Da gibt es jetzt bei den Polieren einen Generationswechsel – jüngere Poliere setzen schon vermehrt digitale Tools ein.“ Insgesamt verzeichnet BMD rund 300 Kunden aus der Baubranche.

Überblick über die Geschäftszahlen
Die hauseigene ERP-Lösung von BMD wird den immer komplexer werdenden Anforderungen der Baubranche gerecht und daher laufend angepasst und permanent erweitert. Derzeit spannt sich das Angebot von BMD für den Bau von der Baustellenorganisation bis zur Nachkalkulation der Baustelle, die alle Daten integriert. Die Nutzer verfügen so über einen einheitlichen Wissensstand und behalten den Überblick über ihre Geschäftszahlen.

Umfassendes System
Mit der BMD Baustellen-Stammdatenlage können bereits den Dokumenten Aufgaben oder Termine zugeordnet werden, damit ein elektronischer Baustellenakt entsteht. Der elektronische Baustellenakt rundet die Gesamtlösung von BMD elegant ab. Sämtliche Dokumente wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine bzw. Mahnungen werden vollautomatisch der Baustelle bzw. dem Kunden zugeordnet. Der gesamte Schriftverkehr kann im BMD Dokumentenmanagement einfach archiviert werden. E-Mails, Fotos, CAD-Entwürfe, aber auch gescannte Dokumente stehen rasch zur Verfügung.
Darüber hinaus können Baustellenangebote direkt in der Bausoftware erfasst werden. Eine weitere Option ist die Überleitung aus der Ausschreibungssoftware „Auer-Success“ in das Angebotswesen. Nach erfolgter Beauftragung des Bauvorhabens können Projektpläne mit einzelnen Bauphasen und Meilensteine definiert werden.

Zeiterfassung am Bau
Die Baustellenzeiterfassung ist sowohl anhand von Arbeitsberichten in Papierform als auch mobil über Internet möglich und in der BMD Cloud speicherbar. Sollen die Mitarbeiter die Arbeitszeit selbst aufzeichnen, steht eine App zur Verfügung. Die geleisteten Arbeitszeiten werden dann auf die Baustelle gebucht und mit Mitarbeiterkosten bewertet. „Unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten, beginnend mit der klassischen Nacherfassung von handschriftlichen Bauberichten bis hin zu mobilen Lösungen direkt auf den Baustellen, reduzieren den Arbeitsaufwand erheblich“, so Poschinger. Die Datenbestände der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK) können hochgeladen werden, umgekehrt können Datenbestände wie Urlaubsstände an das Unternehmen geschickt werden.

Integration in Bautagebücher
„Mittels der vollständig in BMD integrierten Leistungserfassung können auch die sogenannten Bautagebücher geführt werden“, erläutert Poschinger. „Die geleisteten Arbeitszeiten werden zu den Baustellen tagesgenau erfasst. Durch die Eingabe von Bauarbeiterschlüsseln bzw. Tätigkeiten werden diese Leistungen genauer spezifiziert - damit eröffnet sich eine Menge an Auswertungsmöglichkeiten. Eine manuelle Erfassung von Lohnarten, aber auch eine automatische Ermittlung von Überstundenzuschlägen bzw. Zulagen (z. B. Höhenzulage), können mit Hilfe von Bewertungsregeln festgelegt werden.

Eine Datenerfassung schafft viele Nutzungsmöglichkeiten
Leistungspositionen können zusätzlich gekennzeichnet werden – ob es sich um Pauschalleistungen oder Regieleistungen handelt. Dadurch ist eine automatische Rechnungslegung an die Kunden des Auftragsnehmers möglich – es muss also kein Fakturist diese Leistungspositionen manuell erfassen. In der BMD Kostenrechnung erfolgt die Baustellennachkalkulation. Alle Erlöse können den Aufwänden (Personalaufwand, Materialaufwand, Fremdleistungen, Leihstellungen, eventuelle Reisekosten, Gemeinkosten) gegenübergestellt werden. Mit der Erfassung eines einzigen Datensatzes – also wer hat wann und wie lange gearbeitet – können so mehrere Ergebnisse automatisiert generiert werden: Erstens ein Ergebnis für die Lohnverrechnung, eines für die Baustellennachkalkulation und eines für die Rechnungslegung – eine Datenerfassung schafft also viele Nutzungsmöglichkeiten.

Fakturen
Regiefakturen oder Pauschalfakturen mit Teil- & Schlussrechnungs-Automatiken können mit BMD ohne viel Aufwand erstellt werden. „Da der Deckungsrücklass und der Haftungsrücklass in der Bauwirtschaft laufend an Bedeutung gewinnen, hat sich BMD auch dieses Themas angenommen“, erläutert Poschinger. „Dabei werden bei der Fakturierung berücksichtigte Nachlässe in der Buchhaltung gesondert gebucht und die Haftbriefe in einer Garantien-Verwaltung mitgeführt.“

Eine Lösung für den Materialfluss reicht
Alle Materiallieferungen können über Baustellen-Aufträge gebucht werden. Dabei ist neben einer händischen Erfassung auch die Erfassung mittels Scanner (offline/online) möglich. Ein in der BMD Gesamtlösung integriertes Bestellwesen ermöglicht baustellenbezogene Bestellungen mit Direktlieferungen auf die Baustelle. Diese Direktlieferungen können automatisch in einen Baustellen-Auftrag übergeleitet werden. Dadurch ist eine rasche und sichere Verrechnung an den Kunden gewährleistet.

Geräteverwaltung mit „BMD Verleih“
„Beinahe jede Baustelle benötigt neben Baumaterial und der Arbeitskraft der Mitarbeiter auch Baugeräte“, sagt Poschinger. „Die Verwaltung dieser Geräte ist komplex und verschwundene bzw. verlorengegangene Werkzeuge sind eine finanzielle Belastung. Aus diesem Grund hat BMD extra für die Baubranche das Modul „BMD Verleih“ entwickelt, das eine optimale Übersicht ermöglicht, an welche Baustelle Geräte geliefert worden sind und wie lange sie sich dort bereits befinden.“ Die Ausgabe der Geräte kann mittels eigenen Ausgabescheinen oder mit Material-Lieferscheinen für Ziegel, Rohre oder andere Baustoffe gemeinsam erfolgen. Die Belastung der Baustellen mit den Verleihkosten wird automatisch durchgeführt und kann jederzeit in der Baustellennachkalkulation ausgewertet werden.

Rücknahme, Freistellung, Freigabe
Die Rücknahme kann sowohl mit Materialrücklieferungen als auch mit einer eigenen Verleihrücknahme erfolgen. Die Freistellung der Baumaschinen für einen bestimmten Zeitraum (z. B. Betriebsurlaub) entlastet das Bauvorhaben. Die Freigabe von Maschinen signalisiert, dass diese auf der Baustelle nicht mehr benötigt werden, eine Umbuchung auf ein anderes Bauvorhaben kann erfolgen.

Automatisierte Abrechnung von Leihstellungen
Sowohl aufgrund des Ausgabedatums als auch des Rücknahmedatums können die Leihstellungen bei Regiebaustellen mit Tagespauschalen automatisiert abgerechnet werden. Die Kosten für die Leihstellungen werden in die Nachkalkulation (Kostenrechnung) übernommen. Bei Fixbaustellen erfolgt üblicherweise keine Verrechnung, sondern nur die Belastung der Baustelle.

Optimale Wartung mit Service- und Instandhaltungsplänen
Service- bzw. Instandhaltungspläne dienen einer optimalen Wartung und Pflege der Baumaschinen, auch hier können vorzeitig die anfallenden Reparaturkosten reduziert werden. Die Palettenverwaltung, neben vielen anderen Spezialfunktionen für die Baubranche, rundet das Thema Baustellenorganisation optimal ab.

Der kontinuierliche Weg des Fortschritts
„Das ERP-System von BMD ist eine Standardsoftware, die für die Prozesse im Unternehmen mittels einer Vielzahl von Parametern angepasst wird“, erläutert Poschinger. „Die Anpassung erfolgt mit dem Kunden. Auch bei einer individuellen Anpassung bleibt die Software updatefähig.“ Die Upgrades der Software sind immer kleine Prozesse, wobei die Tests aufgrund der hohen Komplexität der wichtigste Teil der Arbeit sind. „Der Kunde erwartet sich zurecht ein ausgereiftes Softwareprodukte“, erklärt Poschinger die Philosophie von BMD.