Meldung vom 29.07.2019

BMD-Tipp: Sag leise Servus zu den Belegen

Revisionssicheres digitales Archiv und dokumentierte Rechnungsverarbeitung

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"Wohl definieren die Bundesabgabenordnung und das Umsatzsteuergesetz bzw. die Umsatzsteuerrichtlinien, unter welchen Voraussetzungen Papierrechnungen in Unternehmen nach deren Verarbeitung im Rechnungswesen, vernichtet werden dürfen“, erklärt Roland Berank, Leiter der BMD-Akademie, „aber bei Buchhalterinnen und Buchhaltern bestehen noch viel Unwissenheit und Unsicherheiten, wann Belege zu vernichten sind.“

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Stauraum ist teuer – ein Faktum, das von vielen österreichischen Unternehmen (leider) noch nicht verstanden wurde. Denn nach wie vor werden tonnenweise Papierrechnungen sieben Jahre und länger aufgehoben, obwohl revisionssichere digitale Archive dies obsolet machen.

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Steyr, 30. Juli 2019 - Stauraum ist teuer – ein Faktum, das von vielen österreichischen Unternehmen (leider) noch nicht verstanden wurde. Denn nach wie vor werden tonnenweise Papierrechnungen sieben Jahre und länger aufgehoben, obwohl revisionssichere digitale Archive dies obsolet machen. „Wohl definieren die Bundesabgabenordnung (BAO) und das Umsatzsteuergesetz bzw. die Umsatzsteuerrichtlinien unter welchen Voraussetzungen Papierrechnungen in Unternehmen, nach deren Verarbeitung im Rechnungswesen, vernichtet werden dürfen“, erklärt Roland Berank, Leiter der BMD-Akademie, „dennoch gibt es bei Buchhalterinnen und Buchhaltern diesbezüglich noch viel Unwissenheit und Unsicherheiten.“

Der richtige Umgang mit Rechnungen
„Basierend auf verfahrensrechtlichen Grundlagen besteht eine Gleichstellung von Papier- und Digitalrechnungen“, sagt Beranek. „Erster Schritt ist, gleich welches Format genutzt wird, die Überprüfung der Rechnung auf deren Rechtmäßigkeit und inhaltliche Richtigkeit - also, ob die gesetzlichen Bestandteile laut Umsatzsteuergesetz vorhanden sind." Mails mit elektronischen Rechnungen müssen aufbewahrt werden, wenn der Mailinhalt gleichzeitig die Rechnung ausmacht. Ist in einer E-Mail eine PDF-Rechnung angefügt, dann muss die E-Mail nicht aufbewahrt werden, die PDF-Rechnungen jedoch sehr wohl. Schnittstellendateien (XML, Hogast, Exceldateien) müssen nach dem Verbuchen aber nicht aufbewahrt werden.

Was aufzubewahren ist
Alle Papierrechnungen können bei entsprechender Kontrolle und Archivierung im revisionssicheren digitalen Archiv vernichtet werden. Verträge und Polizzen sollten aber besser im Original aufbewahrt werden. Die Voraussetzung für ein „revisionssicheres Archiv“ ist der Schutz vor nachträglichen Änderungen bzw. wer zu welchen Dokumenten Zugriff hat und ob sämtliche Vorgänge auch entsprechend dokumentiert werden. Laut Meinung der BAO müssen für ein revisionssicheren Archivs einmalbeschreibbare Datenträger zur Speicherung verwendet werden, sogenannten WORM-Festplatten (write once read multiple). „Die sind nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik, sehr teuer und daher nicht zu empfehlen“, analysiert Beranek. Noch ein kleiner Tipp zur nächsten Steuerprüfung: Der Betriebsprüfer prüft ohnehin schon (fast) ausschließlich digital – deswegen können getrost alle Belege digital übergeben werden.
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