BMD: „Unternehmen sollten mehr den Faktor Zeit beobachten“

 Business Software als Gamechanger 2 – Automatisierungen in der Lohnverrechnung 

Steyr, Februar 2023 – Die Lohnverrechnung hat sowohl in Unternehmen als auch Steuerberatungskanzleien einen wichtigen Stellenwert und nimmt – auch aufgrund gesetzlicher Änderungen der letzten Jahre – enorme zeitliche Ressourcen in Anspruch. „Grundsätzlich gilt in der IT aber, dass zahlreiche, wiederkehrende Tätigkeiten über Automatisierungen optimiert werden können“, sagt BMD Verkaufsleiter Mag. Wolfgang Foißner. „Lagert ein Unternehmen die Lohnverrechnung an die Steuerberatungskanzlei aus, lassen sich zahlreiche Aktivitäten digitalisiert bzw. durch die Software selbstständig ohne weitere User-Interaktion abwickeln.“

Datenaustausch via BMD Software
Daten und Dokumente können damit sowohl von Mandant:innen als auch von der Kanzlei direkt über die BMD Software ausgetauscht werden – ohne händische Übermittlungen, das Erstellen langwieriger Tabellen oder einen separaten E-Mail-Verkehr. Foißner ergänzt: „Damit hilft die Business Software Zeit einzusparen. Je nach Berechtigung können Mandant:innen direkt in Prozesse mit eingreifen. Steuerberater:innen steht dafür die Plattform BMD Com zur Verfügung, an die sich Mandant:innen ganz einfach anbinden lassen.“

Vereinfachte Stammdatenverwaltung
Beispielsweise ist es möglich, dass Mandant:innen Stammdaten selbstständig ins System eingeben bzw. aktualisieren. Dies betrifft z. B. Namens- oder Adressänderungen sowie Daten, für die über die individuell anpassbaren Berechtigungseinstellungen eine Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt wurde. Anstatt mehrere E-Mails hin- und herzuschicken oder komplexe Excel-Listen auszutauschen, erledigen Mandant:innen alle notwendigen Änderungen direkt in der Stammdaten-Vorerfassung. Im Anschluss daran überprüfen Mitarbeitende der Lohnverrechnung diese und können alle Daten per Knopfdruck übernehmen. Über das softwareeigene Protokoll ist zu jedem Zeitpunkt transparent, welcher Bearbeiter welche Daten zu welchem Zeitpunkt eingegeben, geändert oder übernommen hat.

Schnelle Eingabe und automatische Berechnung von Lohnarten
Auch können Mandant:innen selbstständig Lohnarten in BMD Com eingeben und so festhalten, wie viele Überstunden, zeitabhängige Zulagen, Prämien oder Provisionen einzelne Mitarbeitende erhalten. Auch dies macht den langwierigen Mail-Verkehr bzw. das Ausfüllen und Übermitteln komplexer Listen obsolet. So fällt auf beiden Seiten weniger Arbeit an, bzw. muss diese nur einmal gemacht werden. Natürlich gilt auch für die Eingabe der Lohndaten, dass diese von Seiten der Kanzlei überprüft und über die Vergabe von Berechtigungen gesteuert werden können. Sind die Lohnarten einmal korrekt im System hinterlegt, lassen sich diese teilweise auch automatisch berechnen, ohne dass separate händische Kalkulationen notwendig sind, wie z. B. das 13. und 14. Gehalt.

Vereinfachte Prozesse rund um Nichtleistungszeiten und Kollektivverträge
Durch eine Kooperation mit der HGKV-Datenbank können datenbanktauglich direkt die aktuellen Lohn- und Gehaltstabellen, Zulagen und Texte der Kollektivverträge ins System geladen werden, damit sind diese an übersichtlicher Stelle jederzeit verfügbar. Mitarbeitende der Lohnverrechnung können individuell festlegen, in welchem Zeitraum die KV-Informationen regelmäßig aktualisiert werden sollen. Dies erledigt BMD dann automatisch zum jeweils gewünschten Zeitpunkt. Ein weiterer, wesentlicher Punkt betrifft das Eingeben von Nichtleistungszeiten wie z. B. Urlaubstagen, Zeitausgleichen oder Arztbesuchen, die samt der dazugehörigen Dokumente von Mandant:innen eingegeben und in die Abrechnung übernommen werden können. Dies ist mit der Mandantenplattform BMD Com selbst dann möglich, wenn die Mandant:innen kein digitalisiertes Zeiterfassungssystem benutzen.

So erleichtert BMD die Zeiterfassung und deren Abrechnung
Sofern Mandant:innen ein Programm wie z. B. die BMD Zeiterfassung über BMD Com nutzen, werden alle Informationen automatisiert in die Lohnverrechnung übernommen. Alternativ lässt sich die BMD Zeiterfassung auch On-Premises am eigenen Server oder in der BMD Cloud installieren, sodass die bewerteten Zeitbuchungen am Monatsende an die BMD Software der Kanzlei übertragen werden. Mittels Schnittstelle bietet BMD darüber hinaus die Möglichkeit, Zeiterfassungsdaten auch von anderen Programmen zu importieren.
Die automatisierte Übernahme von Informationen aus der Zeiterfassung ist nicht nur für Steuerberatungskanzleien interessant, sondern auch für Unternehmen, welche die Prozesse der Zeiterfassung und Lohnverrechnung eigenständig durchführen. Weil alle Daten zentralisiert in der BMD Business Software abgespeichert sind und automatisch in unterschiedlichen Bereichen weiterbearbeitet werden können, kommt es hier zu beträchtlichen Einsparungspotenzialen und somit verringerten Kosten.

Optimierte Reisekostenabrechnungen
Nicht zuletzt ergeben sich auch bei der oft recht aufwendigen Abrechnung von Reisekosten Erleichterungen, wenn Mandant:innen ihre Kosten im Vorfeld in die Mandantenplattform BMD Com eingeben und Lohnverrechner:innen diese direkt übernehmen können.
Zusammengefasst bedeutet dies: Da Mandant:innen Informationen wie Stammdatenänderungen, Reisekosten, Nichtleistungszeiten oder Lohnarten ohnehin in der Steuerberatungskanzlei bekanntgeben müssen, ist der Weg über die einfache Eingabe in BMD Com die beste Möglichkeit. Sie erleichtern so die tägliche Arbeitsagenda von Mitarbeitenden in der Lohnverrechnung und sparen sich umgekehrt auch selbst einige Schritte, da die dafür notwendigen manuellen Tätigkeiten wie das Abtippen oder der Dateienimport entfallen.

Aktuelle Auswertungen sind rund um die Uhr einsehbar
BMD Com ermöglicht darüber hinaus, Dokumente wie Lohnsets, sowie Auswertungen an die Dienstnehmer:innen der Mandant:innen bereitzustellen. Auch kann für Personalverantwortliche über den sicheren Zugriff auf die Mandantenplattform eine Einsicht in das Lohnkonto gewährt werden. Steuerberater:innen können ihren Mandant:innen zusätzlich auch alle Abrechnungen sowie weitere Dokumente und Formulare digital zur Verfügung stellen. Der große Vorteil ist, dass sowohl Mandant:innen, Dienstnehmer:innen als auch Mitarbeitende der Kanzlei jederzeit flexibel auf ein System zugreifen und alle relevanten Daten, Dokumente, Informationen und Auswertungen selbstständig online einsehen können. In der Lohnverrechnung bedeutet dies, dass alles, was abgerechnet wurde, separat und übersichtlich unterteilt – z. B. nach Arbeitenden bzw. Angestellten, Sonderzahlungen, Anmeldungen und Abmeldungen von Mitarbeitenden – dargestellt und flexibel von allen Parteien abgerufen werden kann.

Ausgezeichnete Übersicht über Aufgaben und Tasks
Nicht zuletzt unterstützt BMD Com die Verarbeitung der Daten und Dokumente in der Kanzlei auch durch Aufgaben und Workflows. Die BMD Software liefert so zu jedem Zeitpunkt eine detaillierte Übersicht über alle offenen und abgearbeiteten Aufgaben und vereinfacht so den Überblick über den Arbeitsfortschritt in der Lohnabrechnung.