BMD: Die Zukunft heißt Cooperation Economics 

Business Software als Gamechanger 1 – Automatisierung und optimierte Zusammenarbeit von Steuerberatungskanzleien und Mandant:innen 

Steyr, Februar 2023 – „Wirtschaft bedeutet Zusammenarbeit – auch in der Beziehung von Steuerberatungskanzleien und Mandant:innen“, so das Motto von BMD Verkaufsleiter Mag. Wolfgang Foißner. „Vernetzte Cooperation Economics wurde erst durch IT möglich und erreicht heute einen Stand an Einfach- und Friktionsfreiheit, der vor einigen Jahren noch nicht geahnt wurde.“ Gleich, ob nun Ein-Personen-Unternehmen, KMU oder Betriebe mit ausgelagerter Lohnverrechnung – die BMD Tools für Steuerberater und Mandant:innen lassen sich für jede Unternehmensgröße und Branche allerorts einsetzen.

Schnellere Kommunikationsschleifen, weniger Administration
Foißner ergänzt: „Mit den BMD Werkzeugen und Funktionen ist es möglich, notwendige Kommunikationsschleifen sowie den Austausch von Informationen zwischen Steuerberatungskanzleien und Mandantenkreisen zu optimieren, zu automatisieren und zu beschleunigen. Dadurch sind administrative Prozesse deutlich schlanker und effektiver, sodass nicht nur zeitliche Kapazitäten, sondern auch Kosten auf beiden Seiten reduziert werden.“

Vernetzung mit Mandant:innen schafft mehr Flexibilität
Über BMD Com geben Steuerberater:innen Dokumente wie z. B. Bilanzen oder Lohnsets für die Plattform frei. Da ihre Mandant:innen an das System angebunden sind, können diese alle Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt online einsehen und abrufen. Sowohl Kanzleimitarbeitende als auch Mandant:innen sind somit nicht mehr länger von spezifischen Terminvereinbarungen abhängig, haben einen besseren Überblick und agieren weitaus flexibler.

Sichere Kommunikation Mandant – Kanzlei via Chats
Bei offenen Fragen können Chats über den in die BMD Com Mandantenplattform integrierten, sicheren Messenger-Dienst ausgetauscht werden. Damit ist es nicht mehr notwendig, andere – teilweise unsichere – Messaging-Programme oder externe Informationsaustauschkanäle zu verwenden. Nachrichten landen direkt im BMD Chat des zuständigen Kanzleimitarbeiters. Umgekehrt kann auch die Kanzlei die Mandant:innen kontaktieren und z. B. eine Aufgabe zur Übermittlung eines bestimmten Dokuments an die Kanzlei erstellen.

Vereinfachungen in der Buchhaltung & Lohnverrechnung
Gleichzeitig können auch Mandant:innen ihre Belege rasch und einfach einscannen und per Knopfdruck an die Kanzlei weiterleiten. Der langwierige Papierkram bzw. ständige Telefonate auf beiden Seiten sind somit nicht mehr notwendig, da beide Parteien selbstständig Zugriff auf alle relevanten Informationen in digitalisierter Form haben. Auch ist es möglich, dass Kanzleimitarbeitende und Mandant:innen Dokumente digital unterschreiben und gleich im Anschluss daran bereitstellen.

Sofern die Lohnverrechnung von Mandant:innen an die Steuerkanzlei ausgelagert ist, lassen sich über BMD Com auch zahlreiche vorbereitende Arbeiten in der Lohnabrechnung – z. B. die Eingabe von Nichtleistungszeiten, variablen Lohnarten wie Provisionen oder Überstunden sowie Reisekosten – digital erstellen, abwickeln und übermitteln. Auch können Belege wie Hotelrechnungen, Arztbestätigungen etc. an die BMD Lohnverrechnung weitergeleitet werden, ohne dass eine händische Übertragung notwendig ist. Die Zusammenarbeit Mandant/Kanzlei lässt sich bis hin zur Zeiterfassung über die BMD Com Mandantenplattform erweitern. Dabei steht Mandant:innen eine vollwertige Zeiterfassung samt Workflows z. B. für Urlaubsanträge zur Verfügung. Die Daten aus der Zeiterfassung lassen sich direkt in die Lohnabrechnung übernehmen und so kann auch hier wertvolle Zeit eingespart werden.

my BMD Com: Von der Belegerfassung bis zur Überweisung alles aus einem Guss
Für den reinen Upload von Belegen sowie für Mandant:innen, die Buchhaltungsprozesse selbstständig durchführen, bietet die Anbindung an die BMD Com Mandantenplattform ausgezeichnete Möglichkeiten, um Prozesse und Arbeitstätigkeiten zu optimieren. Mit „my BMD Com“ steht insbesondere für Kleinunternehmen bzw. EPUs ein weiteres Tool bereit, das alle Prozesse der Belegerfassung, Bezahlung und Übermittlung an die Steuerberatungskanzlei in einem einzigen, integrierten Programm abwickelt.

Über my BMD Com laden Mandant:innen per Drag & Drop bequem gleich mehrere Belege, Anhänge und Dokumente hoch. Diese lassen sich für die an die Kanzlei ausgelagerte Buchhaltung vorkategorisieren. Dank der praktischen OCR-Erkennung werden relevante Beleg- bzw. Rechnungsdaten darüber hinaus automatisch ausgelesen und zugeordnet. Im nächsten Schritt können Mandant:innen die dazugehörige Überweisung direkt in my BMD Com durchführen, sofern ihre Bank bzw. der jeweilige Kontotyp diesen Prozess unterstützt. Mit my BMD Com haben Mandant:innen nicht zuletzt auch einen ausgezeichneten Überblick über ihre Bankkonten, Buchhaltungskennzahlen und den Status aller offenen Aufgaben und Chats. Es erfolgt eine reibungslose und automatisierte Übertragung von Daten sowie Informationen an den Steuerberater, sodass sich auch dort die relevanten Arbeitsroutinen auf ein Minimum reduzieren.

BMD Go – Steuerunterlagen direkt vom Smartphone via App hochladen
Seit einiger Zeit können BMD Kundinnen und Kunden mit „BMD Go“ auch eine App nutzen, die komplett in die BMD Systemlandschaft integriert ist und sich ganz einfach über den iPhone App Store bzw. Google Play für Android auf das Smartphone downloaden lässt. In Kooperationsprozessen zwischen Mandant:innen und Steuerberatungskanzleien ist insbesondere relevant, dass Mandant:innen ihre Steuerunterlagen im Zusammenspiel von BMD Go einerseits und der BMD Com Mandantenplattform andererseits nun noch schneller und flexibler übermitteln können. Sie verwenden dazu ihr Tablet oder Smartphone, indem sie alle Dokumente und steuerlich relevanten Unterlagen mit der Kamera ihres mobilen Geräts fotografieren oder bereits vorhandene Bild- bzw. PDF-Dateien verwenden, die über die App automatisch entzerrt und ausgeschnitten werden. Auch können sie diese mit Anmerkungen versehen und kategorisieren, bevor sie auf Knopfdruck an die Steuerberatungskanzlei weitergeleitet werden.
Für Sachbearbeiter:innen der Kanzlei stehen alle Belege im Anschluss daran in der BMD Databox bereit. Via Drag & Drop können sie diese der entsprechenden Steuererklärung bzw. Kennzahl zuordnen und automatisch archivieren.