BMD-Tipp: Endlich weg mit dem Rechnungs-Missverständnis



Infovideo: https://www.youtube.com/watch?v=5O_cgkocfiM

Steyr, 7. Oktober 2019. „In vielen Unternehmen hat sich noch nicht herumgesprochen, dass eine E-Mail mit einem pdf-Anhang noch keine elektronische Rechnung ist“, erläutert Roland Beranek, Leiter der BMD Akademie. „Ein Missverständnis, das vielen Unternehmen allerhand Zeit und Ressourcen kostet, denn mit einer wirklichen elektronischen Rechnung auf Basis von NTCS lassen sich viele Handgriffe, wie beispielweise das Abtippen, ersparen – was auch letztlich Fehler vermeidet.“ Beranek schätzt, dass die Rechnungslegung und Verarbeitung mit NTCS eine Kosteneinsparung von rund 40 Prozent ermöglicht – bei voller Kontrolle durch die Buchhaltung.

Rechnungsausstellung
Sowohl für die Ausgangsrechnungserstellung als auch für die Eingangsrechnungskontrolle lässt sich allerhand vereinfachen, wenn auf die Digitalisierung gesetzt wird. Das Wesentliche bei der elektronischen Rechnung ist, dass das System von BMD automatisch im Hintergrund eine xml-Datei erstellt. Gleichzeitig wird zur Repräsentation und Archivierung eine Rechnung im pdf-Format erstellt. Die xml-Datei wird auf Basis des Formats ebInterface, also dem österreichischen Rechnungsstandard, erstellt. Der maschinenlesbare elektronische Standard auf Basis XML (Extensible Markup Language) ermöglicht die vollautomatische Rechnungserstellung bzw. den vollautomatischen Rechnungseingang („strukturierte E-Rechnung“). Damit ist für den Fakturisten der Ablauf bei der Rechnungslegung erledigt und „es braucht keine Rechnung mehr ausgedruckt, kuvertiert oder frankiert werden“. Diese elektronischen Daten werden per E-Mail oder durch entsprechende elektronische Anbindungen den Rechnungsempfängern, wie ftp-Server oder entsprechenden Schnittstellen zu elektronischen Plattformen, übermittelt.

Eingangsrechnungskontrolle
Für den Rechnungsempfänger gibt es zwei Möglichkeiten. Die Eingangsrechnung kann zur Freigabe mit einem definierten Workflow den jeweiligen Verantwortlichen weitergesendet werden. Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass die Werte von der Rechnung automatisch übernommen werden, denn durch die UID-Nummer wird vom Buchungsprogramm automatisch das Lieferantenkonto übernommen.
Seminartermine „Die papierlose Buchhaltung inkl. OCR-Erkennung mit NTCS“: https://www.bmd.com/seminar/die-papierlose-buchhaltung-inkl-ocr-erkennung-mit-ntcs.html