BMD-Tipp: Digitalisierung ist noch nicht bei allen Wirtschaftstreuhändern in Österreich ankommen

Einsparungsmöglichkeiten für Wirtschaftstreuhänder orten die Experten der BMD Systemhaus GmbH.

Einsparungsmöglichkeiten für Wirtschaftstreuhänder orten die Experten der BMD Systemhaus GmbH. „Obwohl die Digitalisierung in aller Munde ist, wird ihr Potenzial in dieser Branche oft nicht ausgeschöpft“, erklärt Roland Beranek von BMD. „So nutzen die automatische Verbuchung von Bankauszügen nur 50 Prozent der Steuerberater. Obwohl die technischen Möglichkeiten schon seit vielen Jahren vorhanden sind.“ Beranek geht von einem Einsparungspotenzial von mehr als 80 Prozent aus.

Möglichkeiten der Bankauszugsverbuchung
Die elektronische Bankauszugsverbuchung bietet sehr viele Möglichkeiten, um Zeit zu sparen und die Qualität zu steigern. So ist die Zeit, in welcher mühsam Cent-Differenzen gesucht wurden, weil der Saldo am Bankauszug nicht mit der Buchhaltung übereinstimmte, vorbei. Die Beträge sind in der Bankdatei vorhanden und müssen somit nicht manuell eingegeben werden. Ebenso sind die Daten wie Zahlungsdatum, Auszugsnummer, Verwendungszweck und IBAN des Kunden bzw. Lieferanten fix vorhanden. Zu empfehlen ist eine CAMT-53 Datei. Im Idealfall ist das Bankkonto des Mandanten im Multibankingsystem des Steuerberaters eingebunden und es wird die gewünschte Datei automatisch, ohne zusätzlichen Zeitaufwand, beim Steuerberater abgespeichert. „Die schnellsten und größten Erfolgserlebnisse sieht man bei der elektronischen Bankauszugsverbuchung“, ergänzt Paul Heissenberger, Geschäftsführer Heissenberger Steuerberatung, „daher war dies auch einer der ersten Schritte, welchen wir in der Kanzlei umgesetzt haben.“

Software lernt anhand vorhandener Daten
Die BMD Software „lernt“ anhand dieser Daten für die Zukunft, so bspw. wenn die Regelverfassung eingeschaltet ist, welcher IBAN zu welchem Kunden bzw. Lieferanten gehört. Zahlt ein Kunde in Zukunft wieder eine Rechnung, wird diese Zahlung bereits dem richtigen Kunden zugewiesen und wenn der Zahlungsbetrag dem offenen Posten aus der Buchhaltung entspricht, wird auch sofort eine OP-Abstattung durchgeführt.

Highlight Bankomatkassenverbuchung
„Ein besonderes Highlight ist die automatische Bankomatkassenverbuchung“, erläutert Beranek. Zahlungseingang und Spesen inklusive Umsatzsteuer werden automatisch durch BMD getrennt verbucht. „Einmal eingerichtet, wird diese Aufteilung bei jedem Zahlungseingang von einer Bankomatkasse bzw. einem Kreditkartenterminal automatisch vorgenommen. Vorbei sind die Zeiten, in welchen die Beilagen zum Kontoauszug gesucht werden mussten, um die Aufteilung händisch vorzunehmen. Dies ist bei Mandanten, welche einen Bankomatkassen- bzw. Kreditkartenterminal betreiben, eine der wichtigsten Automatisierungsschritte und funktioniert überraschend einfach. Auf die Buchungszeile des Bankeinganges ist lediglich ein Klick mit der rechten Maustaste erforderlich und die aufscheinende Maske der Software ist zu befüllen.“

Automatisierungsgrad steigern
Um den Automatisierungsgrad weiter zu steigern, bietet die Software von BMD die Möglichkeit der Hinterlegung von wiederkehrenden Textpassagen. Beispiele hierfür sind unterschiedliche Zahlungen, wie etwa die PKW- und die Betriebshaftpflichtversicherung an ein Versicherungsunternehmen. Hier hat sich als weitere Textkonstante die Polizzen-Nummer bewährt. So werden die Zahlungen, trotz der identen IBAN, den korrekten Konten zugeordnet. In der heutigen Zeit ist eine effiziente Buchhaltung ohne elektronische Bankauszugsverbuchung für uns nicht mehr vorstellbar.