Weihnachtsgeschenke und Weihnachtsfeier: Wie viel darf man Mitarbeitern schenken? Birgit Kronberger und Rainer Kraft vom Vorlagenportal klären die wichtigsten Praxisfragen. Alle Jahre wieder kommt für Unternehmen zu Weihnachten die Zeit, um sich mit Weihnachtsfeiern, Geschenken und Aufmerksamkeiten bei ihren Mitarbeitern zu bedanken. Das hebt die Motivation und fördert das gute Arbeitsklima. Damit die Weihnachtsfreude ungetrübt bleibt, ohne dass das Finanzamt „anklopft“ um die Geschenke zu besteuern, sollten die Unternehmen aber einige Details beachten. Was kann man den Mitarbeitern abgabenfrei schenken? Wie muss gefeiert werden? Können Mitarbeiter vom Unternehmen Geschenke einfordern? ① Was Unternehmer den Mitarbeitern abgabenfrei schenken können … Sachgeschenke an Mitarbeiter, die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung (z.B. Weihnachtsfeier) übergeben werden, sind bis zu einem Wert von € 186 pro Mitarbeiter jährlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Als derartige Sachzuwendungen kommen beispielsweise Gutscheine, Weinflaschen, Geschenkkörbe, Bücher, Parfums und Autobahn-Vignetten in Frage. Als abgabenfreies Sachgeschenk zählen – bis zur Höhe des € 186-Freibetrages – auch Goldmünzen und -dukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht. Dies trifft etwa auf den in der Praxis sehr beliebten „Philharmoniker“ zu. Aber Achtung: Die Abgabenfreiheit gilt nur für Sachgeschenke, die allen Mitarbeitern oder bestimmten Mitarbeitergruppen gewährt werden. Nicht akzeptiert werden vom Fiskus hingegen Bargeldgeschenke oder Gutscheine, die in bar abgelöst werden können. Auch Geschenke, die als individuelle Belohnung für besondere Leistungen (z.B. Akquirierung eines neuen Kunden, Wahl zum Mitarbeiter des Monats) gewährt werden, sind keine abgabenfreien Zuwendungen, sondern als abgabepflichtiger Arbeitslohn zu werten. Eine „hochoffizielle“ Weihnachtsfeier ist für eine Überreichung abgabenfreier Sachgeschenke aber nicht notwendig. Für die Abgabenfreiheit der Geschenke reicht es daher, wenn der „Veranstaltungszweck“ bloß die Überreichung der Geschenke selbst ist. ② Der Wert der Teilnahme an der Feier … Von den bei einer Betriebsfeier ausgehändigten Sachzuwendungen (jährlicher Freibetrag von € 186 pro Mitarbeiter) sind die Kosten für die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung, wie Essen und Trinken im Rahmen der Weihnachtsfeier, Kosten für Hotel und Skipass beim vorweihnachtlichen Schiwochenende etc., zu unterscheiden. Derartige Betriebsveranstaltungskosten sind bis zu einem Betrag von € 365 pro Mitarbeiter jährlich von den Lohnabgaben befreit. Achtung: Sowohl der € 186-Sachgeschenke-Freibetrag als auch der € 365-Veranstaltungsteilnahme-Freibetrag gelten pro Mitarbeiter für das gesamte Kalenderjahr. Wurde also während des Jahres bereits eine andere Veranstaltung abgehalten (z.B. ein sommerlicher Betriebsausflug), sind dabei erhaltene Vorteile auf die jährlichen Freibeträge anzurechnen. Ein allfälliger übersteigender Betrag stellt einen abgabepflichtigen Arbeitslohn dar, sodass grundsätzlich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Ein Aufsparen bzw. Übertragen der Beträge in das nächste Jahr ist nicht möglich. Für behördliche Kontrollen durch die Finanzverwaltung, besonders im Rahmen einer Lohnabgabenprüfung, sollten entsprechend dokumentierte Unterlagen (z.B. Teilnehmerliste der jeweiligen Betriebsveranstaltung) aufbewahrt werden. ③ Wie die Feier genau aussieht … In welcher Form und in welchem Umfang beispielsweise eine betriebliche Weihnachtsfeier abgehalten wird, bleibt natürlich dem Unternehmen überlassen. Es muss nicht unbedingt die übliche förmliche Veranstaltung im Unternehmen selbst oder ein mehrgängiges Menü im edlen Restaurant sein. Auch eine Cocktailparty, eine gemeinsame Schiffsfahrt oder gar ein Betriebsausflug mit Nächtigung (beispielsweise ein betriebliches Schiwochenende) kommen in Betracht. Die Teilnahme muss aber allen Mitarbeitern offenstehen und auf freiwilliger Basis beruhen. Besteht Teilnahmepflicht, riskiert der Arbeitgeber, zumindest den „offiziellen“ Teil der Veranstaltung als Arbeitszeit entlohnen zu müssen. ④ Haben Mitarbeiter einen Anspruch auf Geschenke? Normalerweise gibt es keinen Anspruch auf Geschenke, da die Gewährung auf freiwilliger Basis erfolgt. Allerdings kann sich aus der wiederholten vorbehaltlosen Gewährung gleichartiger Geschenke eine arbeitsrechtliche Betriebsübung ergeben. Dies kann laut Rechtsprechung der Arbeitsgerichte dazu führen, dass die Mitarbeiter tatsächlich einen Rechtsanspruch erwerben. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmer die alljährlichen Geschenke entweder „variieren“ (die Mitarbeiter bekommen jedes Jahr etwas anderes) oder einen ausdrücklichen Vorbehalt der Freiwilligkeit und Unverbindlichkeit (ohne daraus ableitbare Ansprüche für die Zukunft) erklären. Ein derartiger Vorbehalt könnte beispielsweise vorab in einer per Mail versendeten Veranstaltungsankündigung erfolgen. Na dann: Frohes Feiern … Wenn die vorstehenden Tipps beachtet und die angeführten Freibeträge nicht überschritten werden, steht dem freudebringenden Schenken und ausgelassenen Feiern mit den Mitarbeitern nichts mehr im Wege!